Pengertian Virtual Office: Cara Kerja Dan Kelebihannya
Virtual Office muncul untuk bertujuan untuk mendukung berbagai aktivitas suatu bisnis atau perkantoran dengan berbagai fasilitas seperti layanan resepsionis, layanan surat menyurat, penggunaan ruang meeting, fasilitas telepon hingga ruangan podcast untuk kebutuhan para pengusaha.
Apakah anda tau tentang Virtual Office ini ?. Mungkin tidak banyak orang yang mengetahuinya tentang, maka Easylegal akan membahas secara mendalam tentang virtual office atau kerja virtual satu ini.
Pengertian Virtual Office (Kantor Virtual)
Virtual office adalah sebuah kantor atau ruang kerja yang berbasis virtual. Karyawan bisa bekerja dari berbagai lokasi manapun, Kantor ini tidak memiliki ruangan yang bersifat fisik dan hanya tersedia online dan bisa di akses melalui jaringan internet.
Konsep virtual office yaitu memungkinkan Anda bisa bekerja dari mana pun tanpa harus memiliki ruang kantor fisik. Dengan kata lain, kantor virtual menyediakan layanan alamat kantor di lokasi prestisius, layanan resepsionis untuk menjawab panggilan atas nama perusahaan Anda, layanan pengelolaan surat dan akses ke fasilitas seperti ruang rapat atau studio podcast
Selain itu, perusahaan yang memiliki karyawan sedikit, cenderung menggunakan kantor vitual atau virtual office karena akan menghemat biaya administrasi. Kantor virtual juga sering menjadi sangat populer dari perusahaan berbasis Startup
Seluruh aktivitas bisnis dari perusahaan yang menggunakan kantor virtual akan dilakukan secara daring sehingga karyawan bisa bekerja secara remote, dari mana saja dan kapan saja. Meskipun tidak memiliki kantor fisik, Virtual Office tetap menyediakan layanan kantor pada umumnya. Popularitas Virtual Office meningkat pesat selama masa COVID-19, saat banyak perusahaan menyewa kantor virtual untuk tetap dapat bekerja meskipun dalam kondisi pandemi. Virtual Office menawarkan banyak manfaat tambahan. Secara hukum, Virtual Office diperbolehkan dan legal serta telah diatur oleh undang-undang. Pemerintah, khususnya DKI Jakarta, telah menerbitkan peraturan terkait pada 17 Februari 2014, yaitu Perda DKI Jakarta No. 1.
Dasar Hukum Virtual Office
Secara hukum, Virtual Office diperbolehkan dan legal dan telah diatur oleh undang – undang. Pemerintah telah menerbitkan undang – undangnya, Khususnya DKI Jakarta pada 17 febuari 2014 lalu yaitu Perda DKI Jakarta No. 1/2014 tentang Zonasi oleh Gubernur Joko Widodo, dimana para pengusaha sudah tidak diperbolehkan lagi untuk mendirikan usaha di rumah.
Alasan kantor virtual diperbolehkan karena dalam rangka pengendalian pemanfaatan ruang dan mengatur berbagai fungsi yang ada Daerah Tersebut. Contohnya wilayah indistri untuk kegiatan industri
Dalam Perda Zonasi, Wilayah industri berada di Pulogadung, Cakung, Cengkareng Dan tidak ada wilayah industri misalnya di Kebayoran Baru, karena wilayah kebayoran bartu tidak layak untuk kegiatan industri. Setiap lokasi telah ditandai dengan warna contohnya jika lokasi usaha berada dalam di rumah, melainkan di ruko, maka ruko tersebut harus berada di zonasi Perkantoran (ditandai warna ungu) atau beada d izonasi Campuran (ditandai warna ungu pada zonasi)
Jadi Anda tidak perlu khawatir karena pengguna kantor virtual sudah legal dan diakui oleh pemerintahan indonesia.
Cara Kerja Virtual Office
Umumnya, cara kantor virtual akan melibatkan beberapa aspek di antaranya yaitu virtual address, video conference dan co-working area :
- Virtual Address: Pengguna layanan akan mendapatkan alamat kantor secara virtual. Nantinya, karyawan yang membutuhkan operasional kantor bisa diarahkan untuk menghubungi kontak yang ditujukan ke alamat virtual tersebut.
- Video conference: Jika pekerja ingin bainstorming atau meeting bersama tim, maka bisa dilakukan melalui video conference. Fasilitas bisa memungkinkan setiap karyawan untuk berkomunikasi dan tatap muka secara virtual
- Co-working area: Setiap pekerja bisa mendapatkan akses dalam mengunjungi co-working area atau area kerja bersama untuk berkoordinasi dan sinergi dalam proyek yang sedang dilaksanakan. Co-working area untuk memberikan suasana dan atmosfer untuk bekerja di kantor pada umumnya.
Kelebihan Menggunakan Virtual Office
Ada sejumlah keuntungan yang bisa didapatkan dengan menyewa kantor virtual, diantaranya sebagai berikut.
1. Lokasi Strategis Dan Prestisius
Keunggulan menggunakan Virtual Office yang pertama yaitu memiliki lokasi strategis dan prestisius. Meskipun dengan menyewa kantor virtual akan mempunyai alamat kantor di kawasan bisnsi yang strategis dan prestius. Citra perusahaan kamu tentunya akan menjadi lebih baik, jika dibandingkan perusahaan lainnya
Perusahaan Anda untuk mendapatkan kepercayaan dari masyarakat atau calon konsumen terbilang cepat karena perusahaan berada di kawasan bisnis ada kesan dan pandangan yang berbeda dengan perusahaan yang berada kawasan yang biasa.
Tentunya, bisa berdampak baik terhadap nama baik perusahaan atau usaha yang sedang kamu bangun. Dengan menyewa Virtual Office di EasyLegal, kamu bukan hanya dapat memiliki alamat perusahaan di lokasi yang strategis dan prestisius, tetapi kamu dapat menikmati 5 alamat lokasi EasyLegal Office yang dapat kamu pilih, yaitu di Jakarta Utara, Jakarta Timur, Jakarta Selatan, Jakarta Barat, Jakarta Pusat dan Bandung
2. Biaya Sewa Murah
Anda pasti sudah tau bahwa untuk memiliki kantor di lokasi yang strategis dan prestisius tentunya membutuhkan modal yang tidak sedikit. Harga sewa dengan berbagai jenis properti termasuk kantor terus meningkat seiring waktu dan lokasi – lokasi strategis.
Kehadiran Virtual Office menjadi solusi terbaik untuk pengusaha yang menginginkan kantor yang biaya sewanya lebih terjangkau. Tetapi mendapatkan lokasi yang strategis dan fasilitas yang sesuai kebutuhan perusahaan.
Jasa sewa kantor virtual biasanya jauh lebih murah bila dibandingkan dengan menyewa kantor secara fisik, tentunya akan menghemat pengeluaran perusahaan dalam kegiatan bisnis
3. Menghemat Pengeluaran Perusahaan
kelebihan virtual office yaitu dapat menghemat biaya operasional perusahaan karena kantor virtual tidak perlu mengeluarkan biaya perawatan dan operasional kantor seperti tagihan listrik, air, beli alat tulis kantor, wifi dan sebagainya.
4. Tingkatkan Citra Perusahaan
Menyewa kantor virtual dapat membantu perusahaan Anda untuk memiliki alamat kantor di lokasi prestisius. Misalnya , anda menyewa ruang kantor sederhana di kawasan industri yang mewah dan terletak di kota besar dan pusat kota.
Nantinya, alamat kantor Anda kan terdaftar di badan hukum sesuai dengan lokasi virtual office tersebut, Hal ini bisa membantu dalam meningkatkan citra perusahaan karena berada di gedung bergengsi.
5. Kemudahan Dalam Pindah Kantor
Kantor virtual secara umumnya menawarkan paket sewa bulanan sampai tahunan. Hal tersebut tentu bisa bermanfaat untuk perusahaan yang berlokasi kantornya berada di tempat strategis atua dekat dengan klien dalam jangka waktu tentu.
Karena sifat virtual, Anda tidak perlu repot – repot membawa banyak barang saat berpindah ke kantor virtual.
6. Bekerja Menjadi Lebih Fleksibel
Ketika perusahaan memiliki kantor virtual, kerja semakin fleksibel, bahkan bisa bekerja dari rumah sekalipun. Work From Anywhere atau Teleworking. Saat ini sudah mulai menjadi kebiasaan bagi berbagai karyawan, sehingga pemilik usaha tidak perlu menyewa kantor secara mahal karena bisa dikerjakan secara remote dari mana saja. Asalkan ada koneksi internet yang mendukung dan tetap menjaga kelancaran komunikasi antar team.
Tapi tidak semua perusahaan bisa melakukan, karena perusahaan yang bisa menggunakan Virtual Office secara umumnya perusahaan berbasis Startup dan lain – lain. Kantor Virtual juga bisa menjadi alternatif untuk Anda yang tidak memiliki alamat kantor untuk kegiatan usaha.
Misalnya Anda ingin mendirikan badan hukum misalnya PT PMA dan salah satu persyaratan harus ada alamat kegiatan usaha, maka kantor virtual bisa menjadi solusi untuk kendala dalam pembuatan PT PMA.
Kekurangan Menggunakan Virtual Office
Setelah kita membahas kelebihan Kantor Virtual, tentunya di balik kelebihan pasti ada kekurangan yang akan didapatkan dari perusahaan yang menggunakan kantor virtual. Ada beberapa kekurangan yang bisa menjadi pertimbangkan bagi pemilik perusahaan sebelum menyewa Virtual Office.
- Jam kerja gak jelas, karena seluruh kegiatan bisnis dilakukan secara online, kantro virtual berisiko ketika karyawan menyepelekan waktu kerja.
- Hubungan antar karyawan kurang dekat dan team work kurang terbentuk karena kurang Solid.
- Turunnya produktivitas karena layanan bisa membuat karyawan mudah bosan.
Jadi meski ada kelebihan, Anda tentu harus mempertimbangkan kekurangan dari Virtual Office bila ingin melakukan kegiatan bisnis. Namun, tentu ada perusahaan yang merasa Virtual Office ini bisa membantu usaha dan berjalan.
Semoga bermanfaat artikel tentang pengertian Virtual Office: Cara kerja, kelebihan dan kekurangan ini dan bisa membantu menentukan pilihan antara kantor fisik atau virtual office. Namun jika Anda tertarik untuk mendirikan PT. EasyLegal akan membantu dalam pembuatan PT dan Virtual Office dengan harga yang terjangkau dan diskon sampai 50%
Kontak Konsultasi Legal
